¿Cómo resolver los conflictos entre áreas?

Los conflictos entre áreas son un reto empresarial más común de lo que se cree. Se pueden dar por infinidad de motivos, entre ellos: la falta de comunicación, competencias por recursos, reconocimiento u otros motivos, la falta de delimitación de responsabilidades y/o diferencias de liderazgo. Sin embargo, esto lo abordaremos con más detalle más adelante. Las tensiones entre áreas o departamentos, afectan la cultura, el clima organizacional y, en última instancia, la productividad. Todo ello desencadena en retrasos o desacuerdos en la toma de decisiones y desarticulaciones en el trabajo colaborativo.

A raíz de todo ello, decidimos recopilar en este artículo una guía práctica para abordar y solucionar los conflictos entre áreas, aplicables a todos los niveles de la organización.

¿Cómo identificar y entender el conflicto?

Para resolver los conflictos entre áreas, lo primero que debemos hacer es identificar su origen. Para lograrlo, puedes analizar las siguientes preguntas:

• ¿Las áreas involucradas tienen metas o intereses que entran en conflicto? Por ejemplo, ¿una está enfocada en resultados a corto plazo y otra en sostenibilidad a largo plazo? Identificar este tipo de tensiones ayuda a entender mejor el origen del problema.
• ¿Se perciben competencias o roles superpuestos?
• ¿El flujo de información es insuficiente o impreciso entre departamentos?
• ¿Hay diferentes enfoques en la manera de trabajar?
• ¿Se han identificado problemas de liderazgo o comunicación que perpetúan el conflicto?

Otras formas de recopilar información sobre posibles conflictos entre áreas son:

• Realizar reuniones individuales o grupales para conocer las percepciones de cada área.
• Hacer encuestas internas para evaluar el clima laboral y recoger sugerencias.
• Consultar los datos de rendimiento y flujo de trabajo para detectar cuellos de botella.
• Observar la interacción de los colaboradores en proyectos entre áreas.

5 pasos para solucionar conflictos entre áreas

Es válido resaltar que, la efectividad de estas estrategias dependerá de que se analicen y se comprendan a fondo las dinámicas que están generando las tensiones. Un enfoque respaldado por expertos en gestión del conflicto, como los expuestos en este artículo de Harvard Business Review, sugiere que identificar las raíces y fomentar el diálogo constructivo entre áreas resulta vital.

Con esto en mente, estos son los 5 pasos.

1. Establece un marco claro de comunicación

• Organiza reuniones interdepartamentales periódicamente: Define agendas específicas para compartir avances y resolver malentendidos.
• Define protocolos de comunicación: Contar con directrices claras para el flujo de información entre áreas evita la ambigüedad en la transmisión de mensajes.
• Fomenta la escucha activa: Anima a los participantes de cada área a expresarse sin interrupciones y a comprender las perspectivas de los demás.
• Documenta los acuerdos: Lleva un registro de los compromisos y decisiones tomadas para asegurar el seguimiento y la transparencia en todo el proceso.

2. Alinea los objetivos y prioridades entre áreas

En este caso, lo recomendable es partir de lo general a lo particular. Así que puede sonar un poco obvio, pero el punto de partida es asegurarse de que cada área entienda cómo su labor contribuye a la misión, visión y al propósito global de la empresa. Otras formas de alinear los objetivos y evitar los conflictos entre áreas son:

• Define metas compartidas: Establece objetivos integrales en los que cada área sume esfuerzos, reduciendo tensiones inherentes a metas divergentes.
• Realiza sesiones de planificación conjunta: Coordina estrategias y define roles con claridad para evitar reprocesos o trabajos duplicados.
• Comparte indicadores de desempeño: Usa métricas comunes para medir el éxito de los proyectos colaborativos.

3. Implementa técnicas estructuradas para la resolución de conflictos

• Designa un mediador: Nombra a alguien neutral entre ambas áreas para que ayude a canalizar las discusiones y encontrar soluciones de manera objetiva.
• Aplica metodologías de negociación basadas en intereses: Encuentra puntos en común y construye acuerdos en los que todos ganen, priorizando el beneficio colectivo.
• Establece un protocolo de resolución: Define pasos claros y sistemáticos para abordar los conflictos, desde la identificación hasta la implementación de las soluciones.
• Haz seguimiento a las soluciones implementadas: Evalúa el impacto de los cambios y ajusta el protocolo según sea necesario para prevenir futuros conflictos.

4. Trabaja la colaboración a través del flujo de información

Para resolver conflictos entre áreas de manera efectiva, es vital crear un entorno en el que se comparta el conocimiento de forma activa y se generen interacciones enriquecedoras entre departamentos. La revista Harvard Business Review, en otro artículo titulado How to Master Conflict Resolution, sugiere que establecer mecanismos que faciliten la comprensión mutua y la integración de perspectivas puede transformar las tensiones en oportunidades de colaboración.

Para que se den estas oportunidades, puedes:

• Mantener a los equipos actualizados: Incluso si no eres gerente o líder, la transmisión constante de información asegura que todos estén al tanto de los avances y posibles desafíos.
• Desarrollar iniciativas de co-creación: Realiza sesiones de design thinking o brainstorming colaborativo en las que se involucren miembros de distintos departamentos para resolver problemas comunes.
• Utiliza dashboards y reportes colaborativos: Diseña herramientas visuales que integren indicadores clave de los proyectos interdepartamentales. Estos reportes, compartidos en una plataforma común, permiten a todos conocer el estado de avance y los retos, facilitando la coordinación sin necesidad de reuniones constantes.

5. Monitorea los procesos

Programa reuniones de seguimiento: Evalúa periódicamente la efectividad de las medidas implementadas y discute ajustes necesarios con representantes de ambas áreas

Utiliza herramientas de análisis del clima laboral: Recoge datos y evalúa la satisfacción y colaboración entre áreas.

Actualiza los procesos según los resultados: Adapta las estrategias conforme evolucionen las necesidades y condiciones del equipo.

Mantén registros históricos: Documenta los conflictos y las soluciones aplicadas para aprender de cada experiencia y prevenir recurrencias.

Le apuntamos a una cultura de colaboración integral

Resolver los conflictos entre áreas es esencial para mejorar el clima organizacional y alcanzar una mayor eficiencia. Al establecer marcos de comunicación efectivos, alinear objetivos, aplicar técnicas estructuradas de resolución y fomentar el intercambio regular de información, se crea un entorno donde se disminuyen las tensiones y aumenta la colaboración.

Los dos artículos de Harvard mencionados en esta entrada refuerzan que, con un enfoque estructurado, es posible pasar de la rivalidad a la colaboración. A su vez, un artículo del portal Emprendedores, destaca la importancia de alinear expectativas y objetivos empresariales para prevenir futuros conflictos.

Desde Impacta estamos convencidos de que, con estrategias claras y un liderazgo que fomente la participación, cada área encuentra su lugar en un entramado organizacional más eficiente. Si deseas profundizar en cómo la confianza y el compromiso fortalecen la integración de los equipos, te invitamos a leer nuestro artículo La confianza en los equipos: la clave del alto desempeño.