5 pasos para mejorar la planificación de procesos en tu empresa

En Colombia, la poca articulación tecnológica en la planificación de procesos y en la gestión de calidad ha impactado negativamente en la productividad y competitividad del país frente a otras industrias. De acuerdo con el Departamento Nacional de Planeación, cerca del 60% proviene firmas que aún no adoptan prácticas sistemáticas de planificación de procesos.

La ausencia de control y la poca claridad al momento de trazar los objetivos son unas de las causas más frecuentes de fracaso de proyectos. Un ejemplo de esto, es una encuesta realizada por el Project Management Institute (PMI) donde el 34% de los proyectos gestionados por las organizaciones encuestadas reportaron haber sufrido de “corrupción de alcance”.  Este término comprende el crecimiento no autorizado del alcance de un proyecto sin reajustes de tiempo, presupuesto o recursos; generando desviaciones, sobrecostos y retrasos.

Implementar un enfoque sistémico basado en estándares internacionales que exigen definir objetivos con claridad puede optimizar recursos y configurar una cultura de mejora continua. De esta manera,  se logra una mejor planificación de procesos desde el planteamiento inicial.

En Colombia, el tejido productivo formal está compuesto en más de un 93 % por micro y pequeñas empresas. Muchas de estas empresas carecen de estructuras formales para la planificación y el control de sus procesos, lo que genera retrasos, sobrecostos y desarticulación entre áreas.

Ante este panorama, las organizaciones necesitan pasos concretos y aterrizados a su realidad para alinear metas, recursos y responsabilidades. Solo de esta manera, podrán elevar su desempeño operativo y su capacidad de competir tanto local como internacionalmente.

1. Plantea objetivos medibles y alcanzables

Cada objetivo vinculado a un proyecto (independiente de si es un objetivo general, o a menor escala) debe ser medible y verificable al momento de finalizarlo. En una adecuada planificación de procesos, es ideal que cada objetivo tenga un tiempo asignado. De esta manera, se lleva una trazabilidad del proceso y se delimita qué acciones y metas son alcanzables a través del objetivo y cuáles sobrepasan su alcance. Algunas prácticas para plantear este tipo de objetivos son:

• Elaborar una “Declaración de Alcance” donde se especifique qué actividades, recursos y entregables forman parte del proyecto y cuáles no
• Validar los objetivos con los líderes de cada área para asegurar compromiso y comprensión.
• Asegurarse de que los indicadores de rendimiento asignados a cada objetivo sean claros para los miembros del equipo involucrados en el proceso.

2. Mapea los procesos

Visualizar los procesos desde su planificación facilita la comprensión de los mismos. Un mapa de proceso sencillo —que muestre proveedores, tareas, entregables y destinatarios— basta para identificar las responsabilidades de cada miembro del equipo y oportunidades de mejora en pro del cumplimiento de los objetivos. Un buen mapa debe incluir:

• Proveedores y entradas: Lista quién aporta información o materiales para cada fase.
• Tareas clave: Describe en los pasos que consideres necesarios cómo fluye el trabajo de principio a fin.
• Salidas y clientes: Define qué se entrega y quién lo recibirá.

3. Organiza las tareas con herramientas accesibles

Las herramientas colaborativas centralizan toda la información de tareas, documentos y plazos en un único espacio digital, evitando la dispersión de datos en diferentes lugares. Herramientas como Microsoft Azure, Google Sheets, entre otras, ofrecen visibilidad y seguimiento de las tareas en tiempo real. Esta función permite  a los líderes monitorear avances y anticipar retrasos antes de que ocurran, mejorando la capacidad de ajustar la planificación de procesos dinámicamente. Con este tipo de herramientas puedes:

• Crear tableros visuales: Adapta columnas con etiquetas que definan el estado de cada tarea. Tener columnas como: Por hacer”, “En curso” y “Hecho” le da al equipo claridad sobre lo que se ha logrado y lo que está pendiente.
• Asignar tiempos y fechas: Adjunta fechas de entrega y recordatorios automáticos para evitar olvidos. A su vez, asigna tiempos estimados vs tiempos reales a cada tarea para optimizar los procesos.
• Adjuntar archivos y comentarios: Si no llevas un registro ordenado de cada tarea, es probable que olvides detalles que generen reprocesos o entorpezcan el seguimiento.

El orden es fundamental en la planificación de procesos. Por eso, haz uso de las funciones de estas herramientas y deja comentarios en las tareas, con enlaces adjuntos a los entregables y documentos relacionados.

4. Define roles y canales de comunicación

Desde la planificación de los procesos, es fundamental aclarar quién ejecuta cada tarea, quién aprueba, quién aporta opinión y quién debe estar informado. Al hacer esto, evitarás malentendidos, retrasos y posibles trabajos duplicados. Otras buenas prácticas de comunicación son:

• Establecer canales formales e informales: usa email para aprobaciones y documentación oficial, y chats internos para consultas rápidas y coordinación diaria.
• Determina la frecuencia de la comunicación: define la periodicidad de los reportes y actualizaciones en el tablero de tareas; al igual que reportes semanales por correo, de modo que cada miembro sepa cuándo y dónde encontrar la información.

Para profundizar en este tema, visita nuestra entrada sobre comunicación interna efectiva.

5. Revisa y ajusta mensualmente

La planificación de procesos no termina al iniciar la fase de ejecución. Es fundamental tener un momento para comparar lo planificado con lo ejecutado, pues sin ello los contratiempos no se atienden adecuadamente y los resultados se ven afectados. Para que esto no ocurra con tus proyectos, programa reuniones mensuales en las que tu equipo:

• Ofrezca retroalimentación: Donde se detecte tempranamente cualquier retraso o sobreuso de recursos, y comparta impresiones sobre qué funcionó y qué no.
• Defina y evalúe indicadores: (tiempo de ciclo, número de retrabajos, satisfacción interna) para tener una impresión objetiva de la ejecución.
• Tome decisiones: De acuerdo a la retroalimentación, es pertinente reajustar plazos, reasignar tareas o actualizar prioridades.

Con este hábito, la planificación de procesos se mantendrá viva, flexible y alineada con la realidad del día a día.

¿Cuál es el paso siguiente?

Al poner en práctica estos 5 pasos, lo ideal es hacer un seguimiento bajo una mirada crítica. Pregúntate: ¿dónde pierdo más tiempo? ¿En qué punto mi equipo se frustra por falta de claridad? Responder a preguntas orientadoras de este tipo te dará pistas para priorizar acciones inmediatas.

Otro factor clave a tener en cuenta tanto durante la planificación como al momento de ejecutar procesos es evaluar cómo está reaccionando el equipo ante los cambios y las dinámicas que las diferentes tareas exigen. Todo esto implica una capacidad de adaptación al cambio. Si deseas profundizar sobre ese tema, te invitamos a leer nuestra entrada Cómo adaptarse a los cambios en el entorno laboral.

Con cada ajuste que hagas, estarás consolidando una cultura de mejora continua y colaboración, clave para que tu proyecto crezca con solidez y eficiencia.